毎月60件以上の注文書メールを手作業で確認・転記していて、ミスと工数が積み重なっている
Outlookで受信した注文書Excelを自動検出し、SharePointの社内進行表へそのまま合算
特定顧客からOutlookに届く注文書（Excelファイル添付メール）を自動で検出し、SharePoint上の社内進行表Excelへ自動転記・合算する仕組みを構築します。メール受信時のリアルタイム処理、または1日2回のバッチ処理に対応。社内進行表からはアラジンオフィス・Salesforceどちらにも取り込めるCSV形式でエクスポートできる設計とし、将来の基幹システム移行にも対応します。月60〜65件の注文書処理を人手ゼロで回せるようになります。
解決できる課題
課題
注文書メールが毎日届くたびに手作業で開いて確認・転記しており、それだけで相当な時間がかかっている
解決アプローチ
Outlookの受信メールを自動監視し、対象顧客からの添付Excelを自動検出。Power AutomateやRPA等を活用してSharePointの進行表へ自動合算します
課題
手作業の転記なのでミスが起きやすく、後から気づいて修正する手間もある
解決アプローチ
人手を介さない自動転記により入力ミスを排除。処理ログを残すことで、いつ・何件処理したかの確認も可能にします
課題
今はアラジンオフィスを使っているが、将来Salesforceに移行したときにまた作り直しになりそうで不安
解決アプローチ
社内進行表からCSVエクスポートする汎用的な出口を設計。アラジンオフィスにもSalesforceにも同じファイルで取り込めるため、移行時も改修コストを最小化します
課題
注文書1件あたりの行数が毎回違うため、単純なコピペ自動化では対応できない
解決アプローチ
注文書の行数・レイアウトのばらつきを吸収するデータ解析ロジックを実装し、品目数が異なる注文書でも正確に合算処理します