申込・予約・対応履歴がメールやExcelに散らばって、管理しきれない
受付から面談予約・案件管理・フォローアップまで、ひとつのシステムに
申込の受付から、問診フォームの入力・面談予約・案件管理・結果レポート発行・フォローアップまで、これまでメール・Excel・紙でバラバラに行っていた業務を、ひとつのWebシステムに集約します。利用者向けのフォーム・マイページと、スタッフ向けの管理画面を両輪で構築。手作業の転記やダブルチェックをなくし、対応漏れや引き継ぎミスを防ぎます。役割ごとのアクセス権限・企業単位のデータ分離・CSV連携など、個人情報を扱う業務に必要な仕組みも標準で備えます。
解決できる課題
申し込みがメールで届くたびに、手作業でExcelに転記している
Webフォームの送信と同時にデータベースへ自動登録し、担当者へSlack・メールで通知。未対応・対応中・完了といったステータスも一覧で可視化します
問診票を郵送・FAXで回収しており、デジタル化が進んでいない
スマホ対応のWebフォームから記入でき、データは即時システムへ連携。マイページで利用者自身が過去の回答や結果を確認できます
面談の日程調整のたびにメールが何往復もかかり、担当者の時間が奪われている
利用者が空き枠から希望日時を選んで予約確定。前日・当日朝の自動リマインダーで、ドタキャンや無断欠席も抑制します
担当者が退職・異動すると、顧客との経緯が一切わからなくなる
案件ごとに対応履歴・添付ファイル・メモを時系列で記録。担当者が変わっても引き継ぎがスムーズで、対応漏れや重複対応を防ぎます
結果レポートをExcelで毎回手作りしており、件数が増えると対応しきれない
入力データをテンプレートへ自動差し込みしてPDFを発行。利用者マイページへ即時公開し、印刷・郵送コストをゼロにします
フォローアップの連絡を担当者が手動で管理していて、抜け漏れが出る
案件完了時にフォロー予定を自動登録し、期日前に通知。対応済・未対応の状況を一覧で管理し、漏れのないフォローを実現します
月次レポートのために、システムのデータをコピペでExcelにまとめている
期間・項目を指定してCSVで一括エクスポート。会計ソフトやExcelへそのまま取り込め、将来のAPI連携も見据えて設計します
スタッフ全員が全データを見られる状態になっていて、情報管理に不安がある
役割ごとに操作・閲覧権限を制御（RBAC）。企業単位でデータを分離し、個人情報・機密情報の漏洩リスクを最小化します